Porozmawiajmy chwilę o projekcie Miejsce Aktywnych Mieszkańców, biorąc pod uwagę jego formalną stronę. Dlaczego dla Biura Inicjatyw Społecznych jest on przełomowy i czym różni się od naszych dotychczasowych projektów?
Miejsce Aktywnych Mieszkańców to projekt, który od 1 września 2018 roku realizujemy wspólnie z Gminą Chrzanów i Miastem Nowy Sącz. To projekt współpracy ponadnarodowej, więc oprócz partnerów krajowych mamy również wsparcie zagranicznej organizacji, która wspólnie z nami pracuje nad wypracowaniem nowatorskiego rozwiązania w zakresie prowadzenia centrów społecznościowych. To nasze pierwsze tak duże przedsięwzięcie, którego realizacja zakłada współpracę zarówno z partnerami samorządowymi, jak i ponadnarodowym. Dla nas ten projekt stanowi bardzo duże wyzwanie — musieliśmy się z jednej strony nauczyć się realizować projekt ponadnarodowy, z drugiej — pracować w partnerstwie publiczno-społecznym.
Może najpierw porozmawiajmy o współpracy z samorządami. W jaki sposób nawiązać takie partnerstwo? O czym trzeba pamiętać planując wspólną realizację projektu?
Przede wszystkim ważne jest planowanie — i oczywiście jest tak, że nie mówię nic nowego i to jest napisane w każdym podręczniku i wytycznych realizacji projektów partnerskich. Z mojej strony mogę potwierdzić, że to naprawdę jest kluczowa sprawa. Zwłaszcza gdy partnerem jest instytucja publiczna. Znacznie łatwiej jest realizować projekt we współpracy organizacji należących do jednego sektora (na przykład w partnerstwie kilku organizacji pozarządowych) – wtedy wszystkich obowiązują te same przepisy i wytyczne (i zazwyczaj podobna kultura organizacyjna i sposób pracy). W przypadku partnerstw publiczno-społecznych sprawa się komplikuje. Już na etapie przygotowywania wniosku o dofinansowanie trzeba bardzo ściśle współpracować i wspólnie przygotowywać założenia do wniosku. To, co jest proste do realizacji dla organizacji pozarządowej, niekoniecznie będzie proste dla samorządu. W naszym projekcie dotyczyło to przede wszystkim aspektów finansowych. W przypadku wielu zakupów samorządy muszą realizować zamówienia na podstawie Prawa Zamówień Publicznych (co oczywiście znacznie wydłuża czas ich realizacji). W naszym projekcie zaplanowaliśmy wydatki w taki sposób, że wiele takich problematycznych zakupów (jeśli to oczywiście było możliwe i uzasadnione z punktu widzenia projektu) wzięliśmy na siebie. Nas jako fundację obowiązują uproszczone procedury (a więc przeprowadzanie zamówień zgodnie z zasadą konkurencyjności) i dzięki temu pewne działania mogliśmy realizować szybciej.
Samorządy bardzo dokładnie planują swoje roczne wydatki, dlatego wszelkie opóźnienia w realizacji projektu lub przesunięcia w budżecie pomiędzy latami są dla nich trudniejsze. W tym momencie większość zakupów w projekcie została już zrealizowana — i myślę, że podczas tych przeszło dwóch lat wdrażania projektu bardzo dużo się nauczyliśmy w zakresie realizacji projektów w partnerstwie międzysektorowym. Każdy kolejny projekt będzie już dla nas łatwiejszy.
Co więc było największym wyzwaniem we wdrożeniu projektu w partnerstwie publiczno-społecznym?
Chyba poznanie swoich systemów pracy i nauczenie się ich. W przypadku naszego projektu na szczęście mieliśmy taką sytuację, że wszystkim nam bardzo zależało na jak najlepszym końcowym efekcie. Po stronie każdego partnera spotkały się osoby, które uwierzyły w możliwość wywarcia faktycznej pozytywnej zmiany w społecznościach skupionych wokół Miejsc Aktywności Mieszkańców w Chrzanowie i Nowym Sączu. Poza tym już tak zupełnie po ludzku — polubiliśmy się (i mam nadzieję, że tak samo powiedzą Ci przedstawiciele samorządów, a nie tylko ja).
Podczas realizacji projektu my zdecydowanie musieliśmy się nauczyć cierpliwości. W fundacji zazwyczaj wszystko da się załatwić szybko — możemy szybko zwołać zespół i wspólnie podjąć ważne lub trudne decyzje, podpisanie dokumentów też jest proste. W przypadku samorządów jest zupełnie inaczej — dokumenty podpisywane są przez inne osoby niż te, które oddelegowane są do współpracy, a więc każdy wymaga dodatkowego wyjaśnienia. Trwa to zazwyczaj o wiele dłużej, a osoby decyzyjne nie zawsze są dla nas dostępne. Samo umawiania spotkań niekiedy było absorbującą czynnością. Niemniej jednak okazywało się czasem, że lepiej może jest coś zrobić wolniej i skonsultować pewne decyzje z większą liczbą osób. Myślę też, że ten proces uczenia się, o którym mówię, zadziałał w dwie strony — nasi partnerzy przekonali się, że czasem mniejsze decyzje można podejmować szybciej i bez angażowania wielu osób w urzędzie.
Wyzwaniem też na pewno okazała się realizacja projektu w obecnej sytuacji. Nasze MAM-y długo były zamknięte, od przeszło roku większość działań realizujemy w formie zdalnej (której wszyscy musieliśmy się nauczyć). Również w tym przypadku okazuje się, że pomimo trudności dajemy radę.
Porozmawiajmy też o partnerstwie ponadnarodowym. Czym różni się rozliczanie wydatków partnera ponadnarodowego od wydatków krajowych instytucji?
Przede wszystkim wydatki partnera ponadnarodowego rozlicza się refundując poniesione przez niego koszty i nie ma możliwości rozliczania się zaliczkowo. Powoduje to, że samo przygotowywanie wniosków o płatność (a więc okresowych rozliczeń) trwa dłużej — musi rozpocząć się tak naprawdę jeszcze w trakcie trwania okresu rozliczeniowego.
Niestety też partnerowi ponadnarodowemu nie przysługują koszty pośrednie (administracyjne). Trzeba o tym pamiętać podczas zapraszania do współpracy zagranicznych organizacji. Jeśli nie będą o tym wiedzieć wystarczająco wcześnie, może się okazać, że wycofają się ze współpracy. Nawet jeśli organizacja nie będzie miał wielu wydatków, to i tak będzie musiał ponosić jakieś koszty administracyjne (na przykład koszty telefonów, przesyłek pocztowych lub kurierskich, księgowe), które nie będą mogły zostać pokryte w ramach dotacji na realizację projektu.
Czy dla realizacji projektu w partnerstwie ponadnarodowym ma znaczenie kraj pochodzenia partnera?
Zdecydowanie tak. Nas zaskakiwały liczne różnice, które były konsekwencją kraju pochodzenia naszego partnera (Słowacja). To jednocześnie była kwestia, w której przyznam szczerze, nie mieliśmy tak dużej świadomości na etapie przygotowywania wniosku o dofinansowanie. Bardzo szybko musieliśmy więc nadrobić braki w przygotowaniu i uzupełnić wiedzę. Szczęśliwie dla nas nasz partner ma ogromne doświadczenie we wdrażaniu przedsięwzięć we współpracy międzynarodowej, więc bardzo dużo mogliśmy się od niego nauczyć.
Podczas realizacji projektu okazało się na przykład, że wszystkie osoby, które są przez niego zatrudnione, prowadzą jednoosobowe działalności gospodarcze (nikt nie jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę). Nasz słowacki partner, podobnie jak my, jest fundacją — a w Polsce zatrudnianie pracowników w ten sposób przez organizacje pozarządowe jest raczej rzadko stosowane.
Ponadto w trakcie trwania projektu zaskakiwały nas koszty delegacji Słowaków. Zasada jest taka, że wydatki partnera ponadnarodowego muszą być ponoszone zgodnie z prawem obowiązującym w jego kraju. Zatem, by móc rozliczyć koszty podróży służbowych Słowaków, musimy przyjmować stawki (diet i podróży) takie, jak obowiązują w ich kraju. Dla nas okazały się jednak być tak bardzo wysokie, że musieliśmy przesuwać na potrzeby ich pokrycia oszczędności powstałe w innych kategoriach budżetowych.
Oczywiście realizacja projektu ponadnarodowego okazała się bardzo satysfakcjonująca. Mieliśmy okazję dwukrotnie pojechać na Słowację i zwiedzić Centra Społecznościowe prowadzone przez naszego partnera. Bardzo wiele nas to nauczyło.
Jak wyglądało porozumiewanie się z partnerem słowackim?
Początkowo wydawało nam się, że język słowacki jest na tyle podobny do polskiego, że komunikacja będzie przebiegała po polsku i słowacku (i że bez wsparcia tłumacza będziemy się świetnie rozumieć). W trakcie trwania projektu okazało się jednak, że musimy rozumieć się zdecydowanie bardziej precyzyjnie, niż tylko w zakresie ogólnego sensu wypowiedzi, więc zaczęliśmy się komunikować tylko po angielsku. Nawet jeśli początkowo mieliśmy pewne problemy (wynikające z tego, że nie wszyscy mamy możliwość używania na co dzień tego języka), szybko minęły. Dla nas więc dodatkową korzyścią ze wspólnej realizacji projektu było też to, że nabraliśmy swobody w porozumiewaniu się w języku angielskim.
Podsumowując – czy planujemy realizację podobnych projektów w przyszłości? Czy nadal chcemy realizować projekty ponadnarodowe?
Zdecydowanie tak! Nawet jeśli ten projekt wiązał się z koniecznością rozwiązywania wielu problemów i mierzenia z wyzwaniami, to zdecydowanie było warto. Ponadto w tym momencie dzięki realizacji projektu Miejsce Aktywnych Mieszkańców mamy już zdecydowanie bogatsze doświadczenia związane ze współpracą partnerską, które będzie procentować podczas podejmowania przyszłych inicjatyw. Już teraz korzystamy z nich pracując nad Miejscem Aktywności Mieszkańców, które w sierpniu powstanie w Krakowie, na Osiedlu Na Kozłówce.
W takim razie powodzenia i dziękuję za rozmowę.
Bardzo dziękuję.
