Pomocnicy Mikołaja i Mikołajowej, czyli jak przetrwać grudzień
Czy jak co roku, planowaliście urocze zimowe wieczory przed kominkiem spędzone z rodziną na tworzeniu samodzielnie ozdób na choinkę? Albo pieczenie pierniczków z dziećmi? Albo picie grzańca pod kocykiem z dobrą lekturą jeśli jesteście singlem/singielką?
Czy te urocze klisze popkultury wyświetlają się w Waszych przemęczonych głowach chwilę przez zaśnięciem, ale w zasadzie to tak padacie ze zmęczenia, że nawet nie robicie sobie wyrzutów, że znowu jest jak co roku i dzień spędziliście w raportach i papierach?
Jeśli cokolwiek z tego co napisałam brzmi znajomo – zapraszam do dalszej lektury.
Ale najpierw: chwila na wdzięczność. Jeśli masz za dużo pracy, to znaczy, że MASZ PRACĘ. Wiele osób w pandemicznej gospodarce nie jest w tak szczęśliwym położeniu. Praktykujmy wdzięczność, to dobra, dalekowschodnia praktyka dla naszej duszy.
Zmęcz się już w listopadzie –po co odkładać to na koniec roku
Wiemy jaka jest rzeczywistość pracy społecznika czy też pracownika organizacji pozarządowej – harmonogramy konkursów się przesuwają, ogłoszenie wyników się przesuwa i zostajemy – z projektem do zrealizowania w ostatnim kwartale roku. Mam taką rewolucyjną myśl, że może by tak w tych konkursach zwyczajnie nie startować, a brak chętnych do działania w zadyszce może dałby do zrozumienia urzędnikom odpowiedzialnym za planowanie, że może …planują źle.
Ale jeśli nie jesteście w aż tak rewolucyjnym nastroju, proponuję zadać sobie przed wybraniem tej ścieżki 3 pytania:
- Czy ten projekt jest bardzo ważny dla mojej organizacji, idealnie odpowiada misji, tworzy grunt do dalszych planowanych zamierzeń, jest super potrzebny naszym odbiorcom i bez niego wszyscy umrzemy? A tak w skali od 1 do 10? Jeśli poniżej ośmiu – nie pakujcie się w to.
- Czy naprawdę, ale to NAPRAWDĘ mamy w końcówce roku zasoby (ludzkie, czasowe, energetyczne) żeby jeszcze to zrobić? Jeśli w skali od 1 do 10 jest to poniżej 9 – odpuśćcie.
- Czy są jakieś negatywne skutki jeśli tego NIE ZROBIMY? Czy ktoś realnie ucierpi, nie otrzyma pomocy? Czy zawalą się przez to nasze dalsze plany? Czy nie wypłacimy pensji zespołowi? Jeśli w skali od 1 ( wszyscy umrzemy) do 10 (nie stanie się absolutnie nic złego) jesteście w okolicach 7 – pomyślcie lepiej o czymś innym, czymś co jest konstruktywne, a maksymalnie proste do zrobienia, albo odpocznijcie, bo będzie z tego większy pożytek i dla was i dla waszych odbiorców.
A co z projektami, które zaczęliśmy już wcześniej, ale jakoś tak się spiętrzyło, że w końcówce roku jednak jesteśmy zawaleni, a tu jeszcze czyha za rogiem zamknięcie, ostatnie wydatki i sprawozdanie? Jedną z odpowiedzi, która w tym momencie średnio was uszczęśliwi jest: nie dopuszczajcie do spiętrzenia. Jasne, że harmonogramy są za krótkie, we wnioskach o dofinansowanie warto dużo obiecać by wygrać oraz ZAWSZE, ALE TO ZAWSZE pojawiają się okoliczności zewnętrzne – choroby, urlopy, choroby dzieci, zdalne nauczanie, pandemie, przekładane spotkania, niemożność uzyskania od kogoś ważnego odpowiedzi na nasze pytania itp. itd. ale – planujcie realistycznie, nie nadmuchujcie w kosmos wskaźników i rezultatów, nie ściskajcie zadań, które wymagają czasu ( np. rekrutacja i promocja, jeśli dopiero docieracie do zupełnie nowych odbiorców, którzy nie mają pojęcia o was i że potrzebują waszej oferty w dwa tygodnie). Zróbcie sobie bufory czasowe już na etapie planowania , takie 20% na nieprzewidziane wydarzenia, bo jedyne co jest do przewidzenia to to, że one na pewno nastąpią !
Ale jak już jesteście przywaleni tym co się spiętrzyło to ( tu was zaskoczę) odpuśćcie z ambicją i oczekiwaniami wobec siebie. Nie, nie namawiam do robienia czegokolwiek byle jak. Namawiam, żeby powściągnąć perfekcjonizm i zrobić wystarczająco dobrze. Ustalcie sobie plan minimum – jakie odpowiedzi muszą się znaleźć w sprawozdaniu, a czego nie warto szczegółowo opisywać, bo nikt się nad tym nie pochyli, o ile zgodzą mu się cyferki ( pani w urzędzie, też ma do ulepienia pierogi). Czy wymagają od nas wszystkich załączników? Serio? Skany wszystkich faktur? ( nie startujcie do tej instytucji nigdy więcej !!!) Kto zrobi to najszybciej za jednym zamachem? Czy musi być to koordynator czy może da radę ogarnąć wolontariusz/ka? Wróćcie do pytania „co najgorszego się stanie jeśli ze zrobienia czegoś zrezygnujemy?” i stosujcie się adekwatnie do przewidywanych odpowiedzi. I nie wymyślajcie w ostatniej chwili, że można zrobić coś jeszcze fajniej niż zaplanowano. Albo dodatkowo. Robi się wtedy nieoczekiwany „projekt w projekcie” – nie zsuwajmy się saniami szaleństwa tym torem!
Trzech elfów Mikołaja ( i Mikołajowej)
Zdradzę Wam teraz trzy proste techniki pomocne w zarządzaniu czasem i zadaniami, nie tylko na grudzień, ale na każdą sytuację, kiedy wydaje nam się, że zaplanowaliśmy za dużo ( tak, to Wasza wina i przyjrzyjcie się temu w przyszłym roku, może to być postanowienie noworoczne) i za chwilę nie ogarniemy i zaczniemy płakać ( pod kocem, z grzańcem).
Pomidorek czerwony jak kubraczek Mikołaja ( albo Mikołajowej)
Nazwa techniki Pommodoro, wzięła się od minutników do odmierzania czasu gotowania jajek w kształcie pomidora. O takich : https://bit.ly/tomatographics
Oczywiście wystarczy Wam każdy inny minutnik kuchenny, aplikacja w komputerze lub telefonie. Pracujecie w blokach czasowych. Ustalacie czas wykonania danego zadania – realistycznie oceniając, wg jego trudności 10 min. -1 godz. Jeśli zadania są duże i złożone, trzeba podzielić je na mniejsze. Ustawiamy minutnik, wyłączamy wszystko inne w otoczeniu co mogłoby nas rozproszyć ( tak telefon też, dziecko na nauce zdalnej kneblujemy) i jedziemy. Potem 5-10 minut przerwy ( zależy jak długo pracowaliście). To duża pomoc dla osób, które łatwo się rozpraszają, ale też świetna motywacja, jeśli zadanie nas nie zachwyca, motywacją jest ulga, że zadzwoni pomidor a my będziemy już po !
Paczki zadań jak paczki prezentowe
Ta technika zakłada podział zadań na paczki podobnych aktywności. Jeżeli np. w danym dniu, masz do wykonania przelewy bankowe i sprawdzenie przepływów finansowych, napisanie części raportu i wykonanie kilku telefonów to robicie to w paczkach : bank, telefony, sprawozdanie. Raczej nie przekraczałabym 3 różnych paczek dziennie, a jeśli dobrze się ktoś czuje w monotonii i nie lubi się przełączać między zadaniami, to nawet można sobie „popakować paczki” w ujęciu tygodniowym – i wtedy np. poniedziałek siedzicie w banku, wtorek w raporcie, w środę w budce telefonicznej. Wtedy np. pracę nad raportem można podzielić na kawałki za pomocą techniki pomidora z poprzedniego punktu. Warto jako paczki traktować też obsługę maila i nie rozpakowywać tego prezentu częściej niż dwa razy dziennie, szybciej pójdzie odpisanie na 10 maili po 2 minuty niż przełączanie się co chwilę na zakładkę z otwartą pocztą. Jakby to było bardzo pilne to nadawcy by zadzwonili, a kilka godzin jakoś wytrzymają ( co najgorszego mogłoby się stać gdybyś odpowiedział/odpowiedziała jutro…?).
Lista zadań jak lista zakupowa
Uwolnijcie swoje mózgi od zapamiętywania, to tak jakby cały czas w tle trzymać telewizor w trybie stand by – wpisujcie na osobną listę na drobne zadania, wszystkie te drobne sprawy, które naprawdę zajmą kilka minut, przyszły Wam do głowy w tej chwili, no ale w tej chwili nie możecie się nimi zająć. Zostawcie sobie codziennie godzinę na kilka rzeczy z tej listy. To mogą być pomieszane kategorie: zawodowe, hobbystyczne, domowe. Róbcie je wtedy, kiedy macie spadek energii i weny do zrobienia czegoś kreatywnego albo wymagającego skupienia. Odhaczenie kilku pozycji daje kopa i podniesie poczucie sprawczości. Oraz wreszcie umówicie się do fryzjera.
Delegacja czy kolacja
I teraz specjalna dedykacja dla wszystkich Pań Domu. Jeśli nie wyrabiacie i w pracy są nadgodziny, policzcie ile osób ma Wasza rodzina. Czy ktoś może Was zastąpić w przygotowaniach do Świąt? Zróbcie listę już w listopadzie ( to niezły pomysł na Święto Niepodległości – Dzień Matki i Żony niepodległej tradycyjnej roli kobiet !) i podzielcie się zadaniami. Zacznijcie się męczyć już w listopadzie – po co zostawiać to na grudzień.
Nie wszystko na świątecznym stole musi być własnoręcznie przygotowane. Zróbcie maksymalnie 3 potrawy, które naprawdę Wam wychodzą, są hitem, są umiarkowanie pracochłonne i naprawdę lubicie je robić. Resztę zamówcie w sprawdzonej lokalnej restauracji czy cukierni. Branża gastronomiczna ma się teraz słabo, warto ich w ten sposób wesprzeć, o ile tylko nas na to stać. Mamie i teściowej nic nie mówcie. Kto mało wie, lepiej sypia. Mikołaj będzie dumny z takich niegrzecznych dziewczynek .
P.S. Jeśli nie macie czasu i siły stać przy garach już teraz, to można też wesprzeć bary mleczne. Np. taka piękna akcja społeczna w Nowej Hucie : https://www.facebook.com/hashtag/ratujmybarymlecznewnowejhucie
Wesołych, zdrowych Świąt!